Das richtige Timing ist die Basis bei der Einstellung von Toptalenten. Die Einstellungseffizienz hängt davon ab, wie gut das Team rechtzeitig reagiert und die Aufgaben zeitnah durchführt. Aber nicht bei allen Hiring Manager:innen und Interviewern sind diese wichtigen Einstellungsaufgaben präsent. Außerdem hängt das Kandidatenerlebnis davon ab, ob die Interviewer vorbereitet und pünktlich sind. Und in manchen Fällen entscheidet sich sogar der Topkandidat für ein anderes Jobangebot, weil Ihr Team die Entscheidung aufgrund unzureichender interner Kommunikation verzögert.

Ein altes Sprichwort sagt folgendes: „Man kann ein Pferd zur Wasserquelle führen, aber man kann es nicht dazu zwingen, zu trinken.“

Ähnlich verhält es sich mit der Einführung eines Systems zur Kandidatennachverfolgung: Es mag zwar implementiert sein, doch ob es konsequent genutzt wird, ist eine andere Frage. Selbst E-Mail-Benachrichtigungen finden oft wenig Beachtung, wenn sie in überfüllten Posteingängen zwischen zahllosen anderen Meldungen untergehen.

Die Aufgaben dahin bringen, wo die Nutzer schon sind.

Millionen Menschen setzen im Arbeitsalltag auf Sofortnachrichten-Apps: Über 320 Millionen nutzen Teams, während Slack monatlich 65 Millionen aktive Nutzer verzeichnet. Um den Menschen zu ermöglichen, dort zu arbeiten, wo sie den Großteil ihrer Zeit verbringen. Zudem kommt hinzu, dass das Angebot an Apps auf den Plattformen von Slack und Teams stetig zunimmt. Führende Experten der Personalbeschaffung betrachten diese Aufgabenkonvergenz als Grundvoraussetzung für effiziente Einstellungen.

„Hiring Manager:innen haben oft wenig Zeit und wollen sich nicht zusätzlich in neue Systeme einloggen müssen. Um ihnen entgegenzukommen, sollten wir ihre Aufgaben in die Umgebungen integrieren, in denen sie ohnehin aktiv sind, wie MS Teams oder Slack. Das macht die Prozesse schneller und reduziert Engpässe.”

Alastair Schirmer, General Manager, Technologie und Innovation, TQSolutions

Wie verbessern ATS-Integrationen in Slack oder Teams die Einstellungseffizienz?

Slack- oder Teams-Nutzer wissen, dass hier die Zusammenarbeit außerhalb von Meetings abläuft. Für diejenigen, die sich nur selten zu E-Mails, Benachrichtigungen und Erinnerungen anmelden, können so auf dem Laufenden bleiben. Die untenstehende Liste stellt die wichtigsten Einstellungsbenachrichtigungen auf und bewertet sie, wie sie die Einstellungseffizienz verbessern können.

• Benachrichtigungen für Interviewer bzw. Hiring Manager:innen, wenn ein Gesprächstermin anberaumt wurde. Neben Vorankündigungen („Heads-Up“) informieren diese Benachrichtigungen die Hiring Manager:innen sofort, wenn ein geeigneter Kandidat in der Warteschleife steht und zeigt so die Fortschritte im Einstellungsprozess auf.
• Gesprächserinnerung kurz vor dem Einstellungsgespräch. Diese Erinnerungen erhöhen die Chancen, dass die Interviewer sich vorbereiten und pünktlich erscheinen.
• Erinnerungsnotiz fürs Feedback zum Einstellungsgespräch. Vollständiges Interviewerfeedback hilft dabei, zu gerechteren Entscheidungen bei der Einstellung zu treffen und die Vorschriften einzuhalten. Zeitnah eingeholtes Feedback führt zu schnelleren Entscheidungen bei der Einstellung.
• Benachrichtigungen zur Kommunikation Hiring Manager:innen sind besser informiert und können sofort auf E-Mails, SMS oder WhatsApp-Nachrichten von Kandidat:innen reagieren.

Effizienz fördert Zusammenarbeit

Wozu tragen all diese Benachrichtigungen, die den Einstellungsprozess takten, eigentlich bei? Wir haben 6 Vorteile von verbesserter Kollaboration innerhalb der Einstellungsteams erkannt.

1. Einfachere Abläufe. Hiring Manager:innen und Interviewer können Aufgaben in Alltagssystemen erledigen, anstatt sich in weniger genutzte Systeme einzuloggen. Diese entlasten den Personalverantwortlichen bei der Nachbereitung.
2. Schnelleres Einstellen. Durch schnelleres Feedback können die Teams schneller Entscheidungen treffen.
3. Bessere Mitarbeiterauswahl. Zeitnahes Einholen von strukturiertem Feedback aller Interviewer trägt dazu bei, die richtigen Ressourcen für das Unternehmen zu gewinnen, anstatt subjektive oder unvollständige Entscheidungen zu treffen.
4. Compliance. Vollständige Scorecard-Daten helfen dabei, faire Einstellungsentscheidungen zu treffen. Ein fließender Übergang zwischen den Tools ermöglicht eine ATS-interne Kommunikation mit den Kandidat:innen, was essenziell für eine ordnungsgemäße Einstellung ist.
5. Positives Kandidatenerlebnis. Ein beschleunigter Einstellungsprozess ist immer gut für die Kandidat:innen. Ein positives Erlebnis währenddessen gibt einen Vorgeschmack auf das, was sie nach der Einstellung erwartet.
6. Daten für aussagekräftige Analysen. Mit besseren Systemen sammeln die Unternehmen mehr Daten, als für den optimierten Prozess in der Zukunft nötig ist. 

Effizienz & Personalbeschaffung ohne Einschränkungen

Grenzen zwischen den Systemen abbauen, wo die Arbeit getan wird, ist das Kernstück der Vision von SmartRecruiter des Hiring Without Boundaries™.  

„Eine Plattform, die tief mit den Technologien verbunden ist, die Teams bereits nutzen, beseitigt Hindernisse bei der Einstellung und hilft Unternehmen, Veränderungen standzuhalten”

– Jim Milton, Chief Strategy Officer, SmartRecruiters

Möchten Sie Hindernisse in der Effizienz abbauen und die Teamarbeit vorantreiben, dann setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung und fordern eine Demo an.