Warum Unternehmen jetzt in KI-basiertes ATS investieren sollten

Die Krisenstimmung der deutschen Wirtschaft hält an und viele Unternehmen fahren ihre Investitionen zurück. Auch im Recruiting. Auf den ersten Blick nachvollziehbar, auf den zweiten Blick fatal. Denn die aktuelle Krise ist eine einmalige Chance, Transformationsrückstände aufzuholen. Wer heute in ein KI-basiertes ATS investiert, sichert sich einen klaren Vorsprung im Wettbewerb um die besten Talente, wenn der Markt wieder anzieht.

In schlechter Gesellschaft: Investitionsstopp im Recruiting

Laut dem Verband Die Familienunternehmer will nur jedes fünfte familiengeführte Unternehmen 2025 neue Mitarbeitende einstellen. Mehr noch: Erstmals übersteigt der Anteil der Firmen, die Arbeitsplätze abbauen wollen, den der Einstellungsbereiten. Die Zeichen stehen auf Stillstand. 

Das ist besonders überraschend, weil familiengeführte Unternehmen normalerweise dafür bekannt sind, langfristig zu denken. Doch die Weitsicht scheint vielen in der aktuellen Phase abhanden zu kommen. Bei börsennotierten Unternehmen ist die Zurückhaltung erwartbarer. Hier diktiert die quartalsweise Rechenschaftspflicht gegenüber den Stakeholdern die Entscheidung der CEOs. Die Zahlen müssen stimmen und das heißt dann eben: Ausgaben runter – auchauf Kosten der Zukunft.

Die Chance, den Fachkräftemangel zu bändigen

Budgetkürzungen und Kündigungen mögen die Bilanz kurzfristig im Soll halten, die Stimmung von Führungskräften und Aktionären befrieden. Diese Strategie löst aber keine Probleme. Sie trägt nicht dazu bei, dass Unternehmen die aktuelle Krise schneller überwinden oder für zukünftige besser gewappnet sind. 

Sicher ist, die Konjunktur verläuft in Zyklen. Die Wirtschaft wird wieder anziehen – und mit ihr der Bedarf an qualifizierten Fachkräften. Wer dann mit veralteten Tools und Prozessen arbeitet, wird vom Fachkräftemangel, einer der größten Wachstumsbremsen deutscher Unternehmen, besonders hart getroffen.

Schon heute sind Personalabteilungen oft unterbesetzt: Zwischen 2022 und 2024 sind viele HR-Teams um rund 12 % geschrumpft – während sich die Bewerberzahlen fast verdreifacht haben. HR-Teams stehen also unter enormem Druck. Auch, weil Top-Talente im Durchschnitt nur 10 Tage auf dem Markt bleiben. 

Aktuell befinden wir uns in einer Phase mit weniger Rekrutierungsdruck. Damit ist jetzt der ideale Zeitpunkt für Unternehmen, ihre Prozesse grundlegend zu modernisieren. HR-Teams können sich mit neuen Technologien und Arbeitsweisen vertraut machen, um in der nächsten Wachstumsphase mit zukunftsfähiger Organisation effektiver unterstützen zu können.

Die Zukunft gehört KI-basiertem Recruiting

Erfolgreiches Recruiting in Zeiten des Fachkräftemangels muss digital optimiert sein. Diese Erkenntnis ist mittlerweile Konsens. Wer die besseren Recruiting Tools intelligenter nutzt, wird sich im harten Wettbewerb um Talente durchsetzen. 

Excel-Listen sind immer seltener im Einsatz. Viele Unternehmen nutzen bereits Applicant Tracking Systeme (ATS). Einige davon auch mit KI-Funktionen. Doch oft beschränken sich diese auf kleine Automatisierungen – ein bisschen CV-Screening hier, etwas Bewerber-Scoring dort. Das ist gut, reicht aber nicht mehr.In Zukunft dominieren Unternehmen mit ATS, die künstliche Intelligenz ins Zentrum ihres Recruiting-Prozesses stellen. Bei SmartRecruiters haben wir mit Winston einen KI-Agenten entwickelt, der Einstellungsprozesse antizipiert und Recruiter:innen einen Großteil der administrativen und operativen Aufgaben abnimmt – vom Sourcing über die Terminvereinbarung bis zur Interviewvorbereitung. Er ist kein Spezialist für nur eine Aufgabe, sondern hebt den gesamten Einstellungsprozess auf ein neues Niveau.

Wie unterstützt Winston?

• Winston erkennt frühzeitig Personalbedarf
• Der KI-Agent identifiziert qualifizierte Bewerber:innen proaktiv
• Er chattet mit ihnen via WhatsApp und unterstützt sie im Bewerbungsprozess
• Winston koordiniert Termine von Bewerber:innen und Recruiter:innen
• Er unterstützt in der Interviewvorbereitung

Mit KI-basierten ATS erreichen wir eine neue Evolutionsstufe im Hiring. Die Arbeitsweise von Personaler:innen verändert sich grundlegend. Statt selbst durch Anwendungen zu navigieren und Prozesse zu konfigurieren, organisieren sie wesentliche Aufgaben direkt via Chat mit einem KI-Agenten. Dieser monitort laufende Prozesse, priorisiert Aufgaben und erinnert Recruiter:innen an die nächsten To-dos.Das Ergebnis des neuen Workflows: Recruiter:innen können sich auf ihre Kernaufgabe konzentrieren, auf das Führen von Gesprächen, das Evaluieren von Soft Skills und den Aufbau vertrauensvoller Beziehungen.

Wie profitieren Recruiter:innen?

Durchdachte KI-Tools machen den Bewerbungsprozess nicht nur für HR-Teams, sondern auch für Talente deutlich angenehmer. Interessenten müssen dann nicht mehr am Laptop lange Formulare ausfüllen. Sie nehmen ihr Smartphone zur Hand und chatten, zum Beispiel via WhatsApp, mit einem KI-Agenten, anstatt sich durch lange Formularstrecken klicken zu müssen. 

Die KI stellt gezielt Fragen, um Kandidat:innen vorzuselektieren. Wenn das Profil grundsätzlich passt, schickt sie die Angaben aus dem Chat zum Sichten an ihre Recruiter:innen weiter. Für Bewerber:innen ist der Prozess in wenigen Minuten abgeschlossen.Ein echter Vorteil in Zeiten, in denen Talente Jobauswahl haben: Mit einem vernetzten KI-basierten ATS können Kandidat:innen automatisch über den Fortschritt des Bewerbungsprozesses auf dem Laufenden gehalten werden. Dank optimierter Prozesse dauern diese dann auch nicht mehr vier Wochen. In 14 Tagen zum neuen Job? Mit KI-basierten ATS wird das von der Utopie zum neuen Normal.

Mythen, die Unternehmen zu Nachzüglern machen

Im Gespräch mit Unternehmen hören wir immer wieder die gleichen Argumente, warum jetzt kein guter Zeitpunkt sei für eine Einführung von KI-basiertem Recruiting. Bei näherem Hinsehen entpuppen sich diese allerdings als Fehlannahmen. 

Mythos 1: KI-Systeme sind teuer und der ROI unklar.

Falsch. Mit KI-basierten SaaS-Tools wie Winston wird KI auch für kleine und mittlere Unternehmen erschwinglich. Der Return on Invest stellt sich nach kurzer Zeit ein. Realistisch sind Zeitersparnisse von bis zu 75 % im Screening und bis zu 95 % bei Terminplanungen. Nach ersten Erfahrungen konvertieren mehr als doppelt so viele Kandidat:innen durch die KI-Chatbewerbungsprozesse als bei klassischen Formularen.

Mythos 2: KI im Recruiting gefährdet die Compliance.

Nicht mit modernen Systemen. Winston ist nach dem Prinzip des  „Compliance-by-Design“-Ansatz entwickelt worden. Die KI arbeitet DSGVO-konform, erfüllt den EU AI Act und wird regelmäßig von unserem Team Trust- und Safety-Ausschuss geprüft, der aus internen und externen Rechts-, IT-Sicherheits- und Datenschutzexpert:innen besteht.

Mythos 3: KI ist voreingenommen und fördert Diskriminierung.

Nicht, wenn die Systeme ausreichend überwacht und geprüft werden.  Wir stellen sicher, dass Winston keine Diskriminierung reproduziert, und haben verschiedene technische und organisatorische Maßnahmen hierfür ergriffen. Und es gilt: Nutzer haben jederzeit die Kontrolle und die letztendliche Aufsicht. Denn Fairness ist nicht optional, sondern Standard.

Fazit: Wer heute investiert, wird morgen gewinnen

Warum ist es nicht längst eine Binsenweisheit, dass Krisen der perfekte Zeitpunkt für strategische Zukunftsinvestitionen sind? Vielleicht, weil zu viele Entscheider:innen auf externe Beratungen hören – und zu selten auf ihren gesunden Menschenverstand. Es wird Zeit, weniger über Quartalszahlen zu reden und den nachhaltigen Unternehmenserfolg wieder in den Mittelpunkt des Handelns zu rücken. 

Wenn Unternehmen ein erfolgreiches Geschäftsmodell haben, besteht kein Grund in Angststarre zu verfallen. Die Investition in künstliche Intelligenz ist kein Risiko, sie ist reine Notwendigkeit. Denn die Technologie wird zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor, auch und gerade im Recruiting. 

Wenn die Wirtschaft wieder anzieht, wird sich auch der Wettbewerb um Talente wieder verschärfen. Wer heute in KI-basiertes Recruiting investiert, wird morgen schneller bessere Mitarbeiter:innen einstellen und sein Unternehmen so auf einen Wachstumskurs (zurück-)führen.