Strukturierte Interviews für begeisterte Kandidat:innen: Der Schlüssel zum Erfolg

Die Candidate Experience setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen. In der Vor-Bewerbungsphase gilt es, potenzielle Kandidat:innen dazu zu motivieren, eine Bewerbung einzureichen. Während der Bewerbungsphase sollte es ihnen so einfach wie möglich gemacht werden, Informationen über sich bereitzustellen. In den Bewerbungsgesprächen geht es darum, die Stärken der Bewerber:innen hervorzuheben und ihnen das Gefühl zu vermitteln, fair bewertet zu werden.

Klingt einfach, oder? Nicht so schnell. Wer auf der Arbeitgeberbewertungsplattform Glassdoor einige Erfahrungen zu Vorstellungsgesprächen liest, stößt schnell auf unterschiedlichste Verhaltensweisen, die Bewerber:innen abschrecken können: schwierige Terminabsprachen, unvorbereitete Interviewer, irrelevante Fragen, zu viele Gespräche, langwierige Prozesse, Ignorieren durch den Arbeitgeber und vieles mehr.

Laut dem Forschungsinstitut Talent Board nennen Bewerberinnen und Bewerber weltweit drei Hauptgründe, warum sie aus Bewerbungsverfahren aussteigen. Zwei davon sind: „Während der Auswahl wurde keine Rücksicht auf meine Zeit genommen“ und „der Einstellungsprozess dauerte zu lang“. Beide Faktoren liegen in der Hand der Arbeitgeber und hängen stark davon ab, wie das Unternehmen den Ablauf der Bewerbungsgespräche strukturiert. Hier die drei Schlüssel zum Erfolg:

1. Vereinfachen Sie die Terminvereinbarung

Jobsuchende von heute sind mit Technologien vertraut. Über Online-Dienste können sie Taxifahrten, Friseurtermine, Fitnesskurse und Dienstleistungen buchen. Das Gleiche erwarten sie bei Bewerbungsgesprächen. Eine Selbstplanungsfunktion mit einem integrierten Unternehmenskalender ermöglicht es Bewerber:innen, über einen in einer E-Mail oder einem Text angegebenen Link aus verschiedenen Terminoptionen zu wählen. Dies erleichtert nicht nur den Bewerber:innen die Organisation, sondern spart auch dem Beschaffungsteam Zeit und bietet eine deutliche Entlastung.

Ich habe bei der Terminvereinbarung für rund zehn Kandidat:innen 84 Minuten eingespart. Wenn das einmal oder mehrmals pro Woche geschieht, haben Sie fast einen halben Tag pro Woche zurückgewonnen. – Meryl Petraitis, Talent Acquisition Manager, McDonald’s

Einstellungsprozesse werden immer komplexer. Die Self-Scheduling-Technologie hat sich dieser Herausforderung gestellt. Kundinnen und Kunden von SmartRecruiters können Terminvereinbarungen per Self-Scheduling jetzt für ganze Bewerbergruppen oder mehrere Interviewer/mehrere Tage vornehmen. Außerdem lassen sich Pufferzeiten einrichten, damit die Interviewer:innen ihre Notizen ordnen und zwischen den Bewerber:innen Pausen einlegen können.

2. Wecken Sie klare Erwartungen an den Ablauf der Bewerbungsgespräche

Wer sich auf einen langwierigen Prozess einlässt, möchte gerne wissen, was ihn oder sie erwartet. Dies stimmt umso mehr für Kandidat:innen, die bereits einen Job haben. Wie viel Zeit muss investiert werden? Sind die neue Stelle, der neue Arbeitsweg und die anderen Umbrüche im Leben, die ein Arbeitsplatzwechsel mit sich bringen kann, den zeitlichen Aufwand wert?

Das Wecken von klaren Erwartungen beginnt damit, dass Sie Bewerber:innen während des ersten Vorstellungsgesprächs oder der telefonischen Vorauswahl einen Überblick über den Prozess geben. Dies kann auch automatisierte Nachrichten beinhalten, die über das Bewerbermanagement-System versendet werden und Erklärungen zum Prozess sowie typische Zeitabläufe enthalten. Noch besser ist es, wenn Kandidat:innen bereits vor der Bewerbung erfahren, was sie erwartet. KinCare, ein Kunde von SmartRecruiters, rekrutiert Personal für hochattraktive Stellen in der häuslichen Pflege. Die Karriereseite des Unternehmens enthält eine Informationsseite, auf der Bewerber:innen die einzelnen Schritte erläutert werden. Die Branche der häuslichen Pflege erfordert mehr Kontrollen als konkurrierende Branchen wie der Einzelhandel. Die Informationen tragen dazu bei, dass die Bewerber:innen motiviert bleiben, weil sie wissen, was sie erwartet.

• Kincare nutzte SmartRecruitiers, um seine Vorstellungsgespräche zu strukturieren, und konnte so die Stellenbesetzungszeit (Time-to-Fill) von 40 auf 18 Tage reduzieren, während die Absprungrate von Kandidat:innen (Drop-off-Rate) um 60 % sank. Lesen Sie die Erfolgsstory von KinCare.

3. Erleichtern Sie die Zusammenarbeit im Einstellungsprozess

Wenn Sie Bewerbungsgespräche für Hiring Manager:innen und Personalverantwortliche vereinfachen, erleichtern Sie auch den Bewerber:innen den Prozess. Bewerber:innen, die an einem strukturierten Ablauf teilnehmen, erhalten den Eindruck, dass das Unternehmen gut organisiert ist und eine faire Bewertung der potenziellen Mitarbeiter:innen vornimmt. Unabhängig davon, ob sie ein Angebot erhalten oder nicht, reagieren sie positiv auf den Interviewprozess und teilen höchstwahrscheinlich ihre positiven Erfahrungen auf Plattformen wie Glassdoor.

„Das System schafft Transparenz darüber, wie wir Bewerber:innen strukturiert bewerten. SmartRecruiters macht die Schnittstellen der Zusammenarbeit sichtbar und erleichtert die Diskussion. Der Nutzen, den wir aus der Zusammenarbeit ziehen, kommt letztendlich den Bewerberinnen und Bewerbern zugute.“ – Marcel Rütten, ehemaliger Global Director of Talent Acquisition & Employer Branding bei PACCOR. Lesen Sie hier die Erfolgsgeschichte von PACCOR.

Zu einem bewerberfreundlichen Interview-Prozess gehört Folgendes:

• Nach Stellen, Abteilungen, Ländern usw. konfigurierbare Einstellungsprozesse
• Ausreichender Einblick in das Auswahlverfahren für Hiring Manager:innen und Interviewer:innen
• Einheitliche Bewertungskriterien mit einem Gesprächsleitfaden für die einzelnen Interviewer:innen
• Einblicke auf Teamebene in die Notizen der Interviewer:innen, Lebensläufe, Assessment-Ergebnisse und Bewertungsbögen
• Zugang von unterwegs über die Mobile App für Hiring Manager:innen.

Der langfristige Nutzen einer herausragenden Interview Experience

Besser strukturierte Bewerbungsgespräche führen in der Regel zu kürzeren Einstellungszeiten und höheren Erfolgsquoten. Der eigentliche Ansporn hinter einer herausragenden Candidate Experience besteht jedoch darin, qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzustellen, die die Zukunft Ihres Unternehmens mitgestalten.

In einigen Unternehmen bleiben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oft weniger als zwei Jahre. Die nächste Führungskraft könnte rasch eine Position als Teamleiter:in oder Senior Manager:in übernehmen. Andere könnten sogar auf oberster Führungsebene mitwirken. Hier sehen Sie Beispiele von SmartRecruiters-Kunden, die derzeit die Zukunft ihrer Unternehmen aktiv mitgestalten:

• Colliers EMEA konnte die Bindung neuer Mitarbeiter:innen im ersten Jahr nach eigener Aussage um 25 % steigern. Zur Erfolgsstory
• Die Organisation Catholic Healthcare erhöhte ihre Mitarbeiterbindung in den ersten sechs Monaten um 30 %. Zur Erfolgsstory

Wir möchten auch Ihrem Unternehmen helfen, die Zukunft durch optimierte Abläufe für Bewerbungsgespräche zu gestalten. Schluss mit Feedback wie „bei der Auswahl wurde keine Rücksicht auf meine Zeit genommen“ oder „der Einstellungsprozess dauerte zu lang“. Bringen Sie Ihr Unternehmen mit der fortschrittlichsten Recruiting-Technologie auf dem Markt voran und schaffen Sie eine Candidate Experience, die eine lobende Erwähnung auf Plattformen wie Glassdoor verdient.

Bewerbungsgespräche sind nur ein wichtiger Aspekt der Candidate Experience. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie ein durchgängiges Bewerbererlebnis gestalten können, empfehlen wir Ihnen unser neuestes E-Book. Darin finden Sie sechs Checklisten, die Ihnen helfen, den Überblick über die Verbesserungen in den einzelnen Bewerbungsphasen zu behalten – und vieles mehr. Laden Sie die Grundlagen für ein bewerberorientiertes Personalbeschaffungssystem herunter: von der Gewinnung bis zum Onboarding.

Bereit für ein neues Bewerbermanagement-System? Dann fragen Sie jetzt eine SmartRecruiters-Präsentation an.